Machine à café en location pour le bureau : combien ça coûte et quoi vérifier avant de signer

« Location de machine à café », ça sonne comme une seule et même chose, mais cela recouvre trois formules différentes, et ce que vous payez au bout d’un an varie beaucoup de l’une à l’autre. Ce guide vous aide à les comparer avec les mêmes critères et à lire n’importe quelle proposition, y compris la nôtre, sans mauvaise surprise.

Trois façons d’avoir une machine à café au bureau

La troisième formule s’appelle aussi mise à disposition ou prêt : la machine est fournie avec le café. Il n’y a pas de loyer parce que le fournisseur compte sur un minimum de commandes. C’est celle que nous pratiquons, et c’est justement ce minimum qu’il faut examiner à la loupe.

Six points à vérifier avant de signer

1. La consommation minimale, et à quelle fréquence elle est mesurée. Un minimum mensuel n’est pas un minimum trimestriel. En août ou à Noël, un bureau boit deux fois moins de café ; si le minimum se calcule mois par mois, vous payez ces mois creux. Sur un trimestre, un mauvais mois se compense avec un autre.

2. Ce qui se passe si vous ne l’atteignez pas. Certains contrats appliquent une pénalité, d’autres vous facturent du café. La différence est de taille : dans le second cas, vous recevez de la marchandise pour ce que vous payez.

3. La durée d’engagement et la sortie. Combien de temps dure l’engagement, combien coûte un départ anticipé et ce que devient la machine à la fin.

4. L’entretien et les pannes. Demandez ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas, par écrit. Un service technique inclus se paie dans le loyer ou dans le prix du café ; un service non inclus se paie quand on en a besoin. Les deux options se valent si elles sont claires.

5. Si le café vous rend captif. Les machines à capsules à système fermé n’acceptent que le café de leur marque. Avec un standard ouvert, comme la dosette ESE, la machine fonctionne avec le café de n’importe quel torréfacteur.

6. Les frais de port et la commande minimale. Un prix par tasse bas ne tient plus si chaque réassort entraîne des frais de port. Regardez à partir de quel montant la livraison est offerte.

Comment faire le calcul

La règle que nous utilisons : un café par personne et par jour ouvré, soit environ 21 jours par mois. Un bureau de 12 personnes consomme autour de 250 cafés par mois, soit 10 boîtes de 25 dosettes. À 0,36-0,44 euro la tasse, cela fait entre 90 et 110 euros de café par mois, et avec un loyer à 0 €, c’est tout ce que vous payez.

Avec une offre de location avec loyer, le calcul est le même, plus le loyer de chaque mois. Multipliez-le par douze et comparez avec le prix d’achat de la machine : c’est le moyen le plus rapide de savoir si cela vaut le coup. Dans cet autre article vous trouverez le tableau des consommations par taille de bureau.

Notre formule à 0 € de loyer, en détail

Nous la présentons avec les mêmes six points, pour que vous puissiez comparer.

Polti Coffea S18
Loyer 0 € dès 4 boîtes par mois

La Piccola Piccola
Loyer 0 € dès 8 boîtes par mois

La Piccola Sara Classic
Loyer 0 € dès 8 boîtes par mois

Polti Coffea G50S
Loyer 0 € dès 4 kg de grains par mois

• Consommation minimale : celle de chaque machine, et nous la vérifions sur un trimestre entier. Tout ce qu’achète l’entreprise compte.
• Si vous ne l’atteignez pas : nous vous envoyons et facturons le café manquant, à votre tarif entreprise. C’est vous qui choisissez les cafés.
• Engagement : 12 mois renouvelables. Si vous arrêtez avant, vous payez le reste de la machine et vous la gardez ; passé un an, vous pouvez la rendre sans frais.
• Entretien : il n’est pas inclus, et nous préférons le dire clairement. En cas de panne, nous gérons la réparation avec le service technique ; le transport et la réparation sont à la charge de l’entreprise.
• Café : dosettes ESE, un standard ouvert, ou grains pour la G50S. La machine ne vous lie pas à nous.
• Frais de port : livraison offerte dès 100 € si vous commandez sur le site avec votre code entreprise, et dès 200 € si vous commandez par e-mail. L’envoi de la machine coûte 8,50 €.

Et si votre consommation reste sous le minimum, le plus sensé est d’acheter la machine : une Coffea S18 coûte 139 euros et vous commandez le café à votre rythme.

Questions fréquentes

Quelle différence entre location longue durée, location simple et mise à disposition d’une machine à café ?

En location longue durée comme en location simple, vous payez un loyer pour utiliser la machine. Avec la mise à disposition, ou prêt, il n’y a pas de loyer : la machine est prêtée en échange d’une consommation minimale de café.

Combien de café un bureau doit-il consommer pour avoir la machine à 0 € de loyer ?

Chez nous, à partir de 4 boîtes de 25 dosettes par mois, soit une centaine de cafés : la consommation d’un bureau de quatre à six personnes.

Faut-il une installation ou une arrivée d’eau ?

Non. Les quatre machines ont un réservoir : on le remplit, on branche, et ça marche.

Puis-je utiliser un autre café dans la machine ?

Oui. Les machines à dosettes acceptent n’importe quelle ESE de 44 mm, et la G50S n’importe quel café en grains. La consommation minimale se calcule sur ce que vous nous commandez.